L'uso delle app personali è dilagante in Giappone, con l'84% delle persone che utilizza regolarmente app personali sul posto di lavoro, appena sotto la media globale dell'88%. Tuttavia, solo il 9% delle persone carica, pubblica o invia regolarmente dati alle app personali ogni mese, molto al di sotto della media globale del 26%. Le principali app personali a cui inviano dati rispecchiano tendenze globali e includono lo storage cloud (Google Drive, Box, OneDrive), il calendario (Google Calendar), i social media (Facebook, Twitter/X, LinkedIn), la posta elettronica (Gmail), l'IA generativa (ChatGPT) e le app per prendere appunti (Keep). Istanze personali di ciascuna di queste app sono utilizzate nella stragrande maggioranza delle organizzazioni in Giappone, come illustrato nella figura sottostante.

Sebbene la stragrande maggioranza delle persone in Giappone utilizzi app personali, le organizzazioni locali hanno generalmente avuto molto successo nell'applicare politiche in tempo reale per limitare la quantità di dati che confluiscono nelle app personali. Quasi il 100% delle organizzazioni giapponesi ha adottato una politica volta a limitare le modalità di utilizzo delle app personali, adottando diverse strategie, come descritto di seguito.
Blocchi espliciti
Quasi tre quarti (73%) delle organizzazioni in Giappone hanno una politica a livello di attività che blocca esplicitamente attività a monte come caricare, pubblicare e inviare app personali. Queste politiche di blocco esplicite sono spesso applicate specificamente alle app di archiviazione cloud personale (ad esempio, Box, Google Drive, Microsoft OneDrive), alle app di webmail personale (ad esempio Gmail, Yahoo Mail), alle app di IA generativa (ad esempio, ChatGPT) e alle app di social media (ad esempio Facebook, LinkedIn, Twitter/X).
Coaching in tempo reale
Quasi la metà (49%) delle organizzazioni in Giappone sfrutta il coaching in tempo reale per ridurre i rischi delle app personali. Il coaching in tempo reale aiuta gli utenti a prendere decisioni informate sulla sicurezza dei dati, consentendo alla persona, che solitamente comprende i dati e il contenuto aziendale, di prendere la decisione giusta. In questo caso, la richiesta di coaching viene visualizzata quando l'utente tenta di caricare dati su un'app personale e gli ricorda la politica aziendale relativa alle app personali. Il motivo per cui il coaching è così efficace nel limitare l'uso personale delle app è che gli utenti raramente (solo il 27% delle volte) scelgono di procedere quando viene loro presentato un suggerimento di coaching. Nel restante 73% dei casi, l'utente decide di non continuare con il suo comportamento rischioso e trova un percorso più sicuro per raggiungere il suo obiettivo.
Data Loss Prevention (DLP)
Più di un terzo (35%) delle organizzazioni in Giappone applica la DLP Policy alle app personali per ridurre il rischio. La figura qui sotto mostra la suddivisione dei tipi di dati che gli utenti tentano di caricare su app personali in violazione della politica aziendale, con la proprietà intellettuale che rappresenta due terzi delle violazioni, seguita dai dati regolamentati (come dati personali, finanziari o sanitari).
