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L'Università di Chiba, prestigiosa università nazionale situata nella prefettura di Chiba, Giappone, vanta una storia che si estende per 150 anni. La sua infrastruttura di rete, che supporta circa 6.000 docenti e 20.000 studenti, è gestita dall'Information Strategy Organization e dalla Information Planning Division sotto il Dipartimento Affari Generali.
Questo studio di caso analizza la transizione dell'università da un sistema tradizionale di isolamento Internet a una soluzione integrata con Netskope, evidenziando le ragioni alla base del cambiamento, il processo di implementazione e i vantaggi che ne derivano.
L'Università di Chiba, una grande istituzione con 11 facoltà, scuole di specializzazione e strutture correlate, gestisce un vasto numero di terminali informatici e reti utilizzati da docenti e studenti. Questi sono supervisionati dall'Organizzazione per la strategia informativa e dalla Divisione per la pianificazione delle informazioni del Dipartimento degli affari generali.
Storicamente, l'Università di Chiba ha implementato una politica di separazione di Internet per i propri sistemi d'ufficio, al fine di garantire la sicurezza. Il personale amministrativo svolgeva le proprie attività ordinarie tramite terminali FAT, mentre l'accesso a Internet era garantito tramite un sistema VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Sebbene questa configurazione sia standard per le istituzioni pubbliche, era dispendioso in termini di tempo impostare un ambiente desktop virtuale dedicato e cambiare l'autenticazione ogni volta che era necessaria una connessione a Internet.
Con l'avvicinarsi alla fine del periodo di utilizzo quinquennale del sistema VDI, l'università iniziò a considerare alternative che non basassero sulla separazione di Internet. Yoshiaki Nishikawa, responsabile della sezione informazioni dell'ufficio, divisione pianificazione informazioni, dipartimento affari generali, ricorda: "Sebbene l'ambiente di separazione di Internet fosse solido in termini di sicurezza, non era molto comodo per gli utenti".
Il passaggio dalla separazione di Internet è stato anche guidato dai cambiamenti nell'ambiente aziendale, dove Internet è diventato sempre più essenziale per scopi aziendali. Nishikawa spiega: "Oltre all'email, scambiavamo spesso file grandi e scaricavamo documenti da siti web. L'aumento dell'uso di Internet ha portato a una crescente insoddisfazione verso il sistema precedente."
All'epoca, Netskope era l'unica azienda in grado di fornire DLP in giapponese. Inoltre, in previsione di un maggiore utilizzo di Microsoft365, la funzionalità CASB è stata un altro motivo per scegliere Netskope.
Nishikawa iniziò a cercare una New soluzione per semplificare e proteggere le connessioni Internet. Inizialmente, Netskope non fu il primo prodotto che prese in considerazione. "Ho iniziato a raccogliere informazioni all'inizio del 2021 e inizialmente avevo messo gli occhi su un altro prodotto", ha affermato Nishikawa. "Ho scoperto Netskope nell'estate del 2021, quando me l'ha presentato il professor Imaizumi, direttore dell'Information Strategy Organization."
Takashi Imaizumi, vicepresidente e CIO dell'Information Strategy Organization dell'Università di Chiba, ricorda: "Cercavo modi per raccogliere informazioni. A causa della mia posizione, ho molte opportunità di partecipare a fiere e altri eventi, e ricevo centinaia di email ogni giorno. Ho imparato di Netskope e l'ho presentato a Nishikawa."
Dopo aver ristretto le opzioni a tre prodotti, la decisione di implementare Netskope è stata presa tramite una procedura di gara. Il fattore decisivo non è stato solo il prezzo dell'offerta. All'epoca, Netskope era l'unico prodotto in grado di eseguire DLP in giapponese. Inoltre, la funzionalità CASB è stata fondamentale, soprattutto in vista del previsto aumento dell'utilizzo di Microsoft 365.
La pandemia di COVID-19 ha portato a un aumento del lavoro da remoto all'Università di Chiba, che è diventato un peso per Nishikawa e per il personale di informazione amministrativa. Spesso dovevano affrontare problemi come "la VPN non si connette dal mio computer di casa."
Netskope è stata scelta per risolvere questi problemi e, nel gennaio 2022, la migrazione verso Netskope è stata completata.
Gli utenti sono stati molto positivi a riguardo. L'utente può avviare il dispositivo, accedere a Netskope e andare direttamente su Internet.
Tutto il personale amministrativo dell'Università di Chiba ora utilizza Netskope per il proprio lavoro. La comodità della connessione Internet, che in passato rappresentava una preoccupazione, è notevolmente migliorata e la condivisione dei file è diventata più semplice. L'esperienza utente è stata molto positiva. "Una volta avviato il terminale e effettuato l'accesso a Netskope, è possibile utilizzare Internet immediatamente", ha affermato Nishikawa.
Anche il lavoro da remoto è diventato più facile, ha osservato Imaizumi: "I terminali utilizzati dal personale sono molto facili da usare. Il personale può lavorare da remoto portando i propri laptop. Mentre altre università stanno gradualmente introducendo i laptop, pochissime permettono l'accesso remoto a tutti i terminali."
Anche dal punto di vista gestionale si sono registrati notevoli vantaggi. Uno dei vantaggi del New sistema è che ora è possibile controllare contemporaneamente sulla console vari tipi di informazioni, come il blocco degli accessi e il rilevamento di malware. È diventato anche più semplice configurare le impostazioni per consentire l'accesso ai siti in risposta alle richieste e alle domande degli utenti.
Con la VDI convenzionale era necessario impostare manualmente i firewall e altre regole. "I membri del personale universitario vengono trasferiti a New posizioni circa ogni tre anni, il che rende difficile spiegare ogni volta la situazione. "Da questo punto di vista, la configurazione intuitiva di Netskope ha reso l'utilizzo molto più semplice", ricorda Nishikawa.
Poiché la maggior parte delle nostre operazioni si svolgerà in un ambiente cloud, dovremo anche considerare come gestire la sicurezza e questioni come l'shadow IT e l'uso di account personali.
Presso l'Università di Chiba, il malcontento tra il personale amministrativo è stato risolto e sono stati migliorati sia la comodità che la sicurezza. Tuttavia, nel campus ci sono ancora 6.000 docenti e 20.000 studenti i cui dispositivi necessitano di maggiore sicurezza. In particolare, i docenti hanno bisogno di misure per impedire la fuga di informazioni personali e di altri dati sensibili. "Non è realistico consentire a tutti di utilizzare Netskope, quindi stiamo cercando una buona soluzione", ha affermato Imaizumi.
Naoya Hasegawa, membro dello staff tecnico della Sezione Informazioni dell'Ufficio della Divisione Pianificazione Informativa, evidenzia un altro problema. "Abbiamo fatto progressi significativi con Microsoft 365, ma ci stiamo anche preparando a utilizzare lo storage cloud come BOX per le operazioni aziendali. Poiché la maggior parte delle nostre operazioni avverrà in un ambiente cloud, dobbiamo considerare come gestire la sicurezza e affrontare problemi come l'shadow IT e l'uso di account personali," ha detto.
L'Università di Chiba rimane aggiornata sulle tendenze attuali e le applica alle sue attività commerciali. Gli sforzi di tutti i coinvolti continuano a cercare un migliore equilibrio tra sicurezza e comodità.