La generación de informes es una fase crítica del proceso de cumplimiento del RGPD, y posiblemente no sea un tema que vaya a escandalizar a nadie, pero ninguna de esas cosas lo hace menos importante. En todo caso, puede ser lo contrario. Al fin y al cabo, ¿de qué sirve dar múltiples y complejos pasos para cumplir con la normativa si, al final de todo, no se puede demostrar que se siguen las reglas?
Con el cambiante panorama actual de la seguridad informática, en el que los usuarios son en su mayoría remotos y las aplicaciones a las que acceden están alojadas en proveedores de aplicaciones y no en centros de datos, es vital obtener visibilidad de los usuarios y de las actividades de los servicios para los usuarios que están en la oficina o que trabajan a distancia, así como de los servidores locales que acceden a los servicios de actualización en Internet.
Una cosa es detener o prevenir una consecuencia negativa. Otra cosa es ser capaz de mostrar lo que ha ocurrido (o no ha ocurrido) y cómo lo ha evitado. Sabemos que, en caso de infracción, es probable que los reguladores consideren el alcance de la supervisión y la creación de informes que una organización lleva a cabo. Esta información puede utilizarse para ayudar a determinar el alcance de cualquier sanción impuesta. Disponer de informes muy granulares sólo es posible cuando las plataformas que se utilizan para proteger a los usuarios tienen la capacidad de descodificar con precisión las comunicaciones y comprender las actividades y los datos.
Para recapitular el recorrido hasta ahora, después de la primera etapa de descubrimiento en la que las organizaciones auditan los servicios en la nube en uso y los datos que poseen, el departamento de TI entonces racionaliza ciertos servicios autorizados y que se ajustan a la norma. A continuación, el departamento aplica una política granular para determinar las normas de acceso a los datos y servicios, restringiendo el acceso a cierto personal, dispositivos, ubicaciones, etc., todo ello con el fin de proteger los datos sensibles.
La fase final de elaboración de informes está diseñada para mantener esa posición, lo que significa que el equipo de TI debe ser capaz de supervisar el uso general de los servicios de aplicaciones en la nube y el acceso a los datos dentro de la organización para garantizar que los empleados no provisionen servicios en la nube nuevos o desconocidos de forma no autorizada.
Como demuestra este ejemplo, la elaboración de informes no es sólo para después del evento, sino que también es un activo estratégico en situaciones en tiempo real. Una plataforma de generación de informes debe proporcionar a las organizaciones respuestas a consultas a la carta, además de informes dinámicos y programados para la auditoría y la gestión de riesgos. Deben proporcionar datos detallados de la estructura de los datos, que pueden presentarse en representaciones fáciles de consumir, como flujos de Sankey, tablas de datos, menús desplegables y uso compartido de plataformas de terceros.
Del mismo modo, las funciones de elaboración de informes pueden proporcionar información y herramientas de Gestión de Incidentes a lo largo del ciclo de vida de las infracciones presuntas y reales. ¿A qué datos se ha accedido? ¿Quién lo ha hecho? ¿Dónde se han descargado los datos? ¿Con quién se han compartido? Combinando los análisis avanzados detallados con la visibilidad de las aplicaciones, las organizaciones podrán comprender el comportamiento preciso y descubrir la exposición.
Toda esta información es vital en caso de que se identifique una actividad sospechosa o no autorizada. Garantiza que se puedan conceder o bloquear los permisos adecuados, y que los datos estén protegidos en su origen. De este modo, las herramientas de generación de informes pueden ayudar a identificar el riesgo y, en última instancia, a prevenir las infracciones, así como a ayudar a la eventual limpieza.
Las organizaciones también deben establecer capacidades de supervisión continua con un cuadro de mando de riesgos asociado. Este cuadro de mando significa que todos los nuevos servicios en la nube se investigan, se notifican y se examinan antes de su uso, garantizando que no afecten a la postura de cumplimiento del RGPD de la organización.
La supervisión continua es una parte fundamental para garantizar un cumplimiento constante a lo largo del tiempo. Esto incluye el seguimiento de elementos como el contexto y el comportamiento del usuario y el uso de esta información para detectar anomalías. Si un usuario se conecta desde Londres y dos minutos más tarde parece conectarse desde Nueva York, ¿es probable que ambas conexiones sean legítimas?
Visto de forma aislada puede parecer que están bien, ya que ambos intentos de acceso utilizaron los datos correctos de inicio de sesión. Pero el contexto es clave. Por ello, además de comprobar la existencia de nuevas aplicaciones y los cambios en el comportamiento de los usuarios, la gobernanza y la supervisión continuas son una parte vital del cumplimiento del RGPD. ¿Cómo puede un equipo de TI esperar detectar anomalías si no sabe cómo es lo normal? La creación de un modelo de referencia es una capacidad clave para entender cómo es lo normal, de modo que se pueda identificar el comportamiento inesperado.
También hay un aspecto forense en los informes. Por ejemplo, si una organización utiliza una solución de prevención de fuga de datos (DLP) para desencadenar un evento, el cuadro de mando permitirá al departamento de TI supervisar el comportamiento de los usuarios en tiempo real, rastrear de dónde procede el usuario, qué aplicación o instancia de aplicación se ha utilizado e identificar y demostrar las actividades y los sujetos de los datos.
Ser capaz de demostrar procesos y funciones de información precisos y en tiempo real demuestra que una organización está adoptando un enfoque proactivo respecto a los informes de diligencia debida. Este es exactamente el tipo de información que un regulador buscaría en caso de infracción, información que podría reducir el tamaño de cualquier multa o sanción.
A menudo hablamos del "viaje" hacia el cumplimiento del RGPD. Como cualquier viaje épico, el viaje hacia el cumplimiento de cualquier normativa – y especialmente de una tan compleja y amplia como el RGPD – presenta muchas etapas y está compuesto por retos que hay que superar y aros que hay que saltar. Pero, a diferencia de la mayoría de los viajes, en cierto modo, este nunca termina realmente.
La generación de informes debe ser coherente y probada: el hecho de que hoy cumpla con la normativa, no significa necesariamente que lo haga mañana. Si esto suena desalentador, la buena noticia es que una vez que la estructura y los procesos de presentación de informes están en marcha, la mayor parte del trabajo duro está hecho. Una vez completadas las cuatro etapas de auditoría, racionalización, aplicación y generación de informes, y con una gateway de seguridad web de nueva generación que constituye la base de una solución de acceso seguro en el borde, la organización está mucho más cerca del cumplimiento que al principio del viaje.
Así pues, aunque la generación de informes es la última pieza del rompecabezas del cumplimiento del RGPD, esto no significa que el viaje haya terminado. Los viajeros experimentados dicen que no se trata del destino, sino del viaje. Y en ese sentido, con el trabajo duro hecho y todo en su lugar para asegurar que su organización está preparada para el RGPD, ¿tal vez es hora de unas vacaciones ...?
