A Universidade de Chiba, uma universidade nacional de prestígio na província de Chiba, Japão, possui uma história de 150 anos. Sua infraestrutura de rede, apoiando aproximadamente 6.000 docentes e 20.000 estudantes, é gerenciada pela Organização de Estratégia da Informação e pela Divisão de Planejamento da Informação do Departamento de Assuntos Gerais. Este estudo de caso analisa a transição da universidade de um sistema tradicional de isolamento da Internet para uma solução integrada da Netskope, destacando os motivos por trás da mudança, o processo de implementação e os benefícios resultantes.
A Universidade de Chiba, uma grande instituição com 11 faculdades, escolas de pós-graduação e instalações relacionadas, gerencia um grande número de terminais e redes de computadores usados por professores e estudantes. Eles são supervisionados pela Organização de Estratégia da Informação e pela Divisão de Planejamento de Informações do Departamento de Assuntos Gerais.
Historicamente, a Universidade de Chiba implementou uma política de separação da Internet em seus sistemas de escritório para garantir a segurança. A equipe administrativa executava suas tarefas regulares nos terminais FAT, enquanto o acesso à Internet era fornecido por meio de um sistema VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Embora essa configuração seja padrão para instituições públicas, era demorado configurar um ambiente de desktop virtual dedicado e alternar a autenticação sempre que era necessária uma conexão com a Internet.
À medida que o período de uso de cinco anos do sistema VDI se aproximava do fim, a universidade começou a considerar alternativas que não dependiam da separação da Internet. Yoshiaki Nishikawa, gerente da Seção de Informações do Escritório, Divisão de Planejamento de Informações do Departamento de Assuntos Gerais, lembra: “Embora o ambiente de separação da Internet fosse forte em termos de segurança, não era muito conveniente para os usuários”.
A mudança da separação da Internet também foi impulsionada por mudanças no ambiente de negócios, onde a Internet se tornou cada vez mais essencial para fins comerciais. Nishikawa explica: “Além do e-mail, frequentemente trocamos arquivos grandes e baixamos documentos de sites. O aumento do uso da Internet levou a uma crescente insatisfação com o sistema anterior.”
Na época, a Netskope era a única empresa que podia fornecer DLP em japonês. Além disso, em antecipação ao aumento do uso do Microsoft365, a funcionalidade do CASB foi outro motivo para a seleção do Netskope.
Nishikawa começou a procurar uma nova solução para simplificar e proteger as conexões com a Internet. Inicialmente, o Netskope não foi o primeiro produto que ele considerou. “Comecei a coletar informações no início de 2021 e inicialmente estava de olho em outro produto”, disse Nishikawa. "Conheci o Netskope no verão de 2021, quando fui apresentado a ele pelo professor Imaizumi, diretor da Organização de Estratégia da Informação."
Takashi Imaizumi, vice-presidente e CIO da Organização de Estratégia da Informação da Universidade de Chiba, lembra: “Eu estava procurando maneiras de coletar informações. Devido à minha posição, tenho muitas oportunidades de participar de feiras e outros eventos e recebo centenas de e-mails diariamente. Fiquei sabendo do Netskope e o apresentei a Nishikawa."
Depois de reduzir as opções a três produtos, a decisão de implementar o Netskope foi tomada por meio de um processo de licitação. O fator decisivo não foi apenas o preço da oferta. Na época, o Netskope era o único produto que podia executar o DLP em japonês. Além disso, a funcionalidade do CASB era crucial, especialmente com o aumento previsto do uso do Microsoft 365.
A pandemia da COVID-19 levou a um aumento no trabalho remoto na Universidade de Chiba, o que se tornou um fardo para Nishikawa e para a equipe de informações administrativas. Freqüentemente, eles precisavam resolver problemas como “a VPN não se conecta do meu computador doméstico”.
A Netskope foi escolhida para resolver esses problemas e, em janeiro de 2022, a migração para a Netskope foi concluída.
Os usuários têm sido muito positivos sobre isso. O usuário pode inicializar o dispositivo, fazer login no Netskope e ir direto para a Internet.
Toda a equipe administrativa da Universidade de Chiba agora usa o Netskope em seu trabalho. A conveniência da conexão com a Internet, que era uma preocupação, melhorou muito e o compartilhamento de arquivos ficou mais fácil. A experiência do usuário tem sido muito positiva. "Depois de inicializar o terminal e fazer login no Netskope, o senhor pode usar a Internet imediatamente", disse Nishikawa.
O trabalho remoto também se tornou mais fácil. Imaizumi observou: “Os terminais usados pela equipe são muito fáceis de usar. Os funcionários podem trabalhar remotamente de casa trazendo seus laptops. Enquanto outras universidades estão gradualmente introduzindo laptops, poucas permitem acesso remoto a todos os terminais.”
Para o lado da gerência, também houve vantagens significativas. Um benefício do novo sistema é que vários tipos de informações, como bloqueio de acesso e detecção de malware, agora podem ser verificados de uma só vez no console. Também ficou mais fácil definir as configurações para permitir o acesso aos sites em resposta às consultas e solicitações dos usuários.
Com a VDI convencional, era necessário configurar firewalls e outras regras manualmente. “Os funcionários da universidade são transferidos para novos cargos a cada três anos, o que torna difícil explicar a configuração a cada vez. Nesse sentido, a configuração fácil de entender do Netskope tornou a operação muito mais fácil", lembra Nishikawa.
Como a maioria de nossas operações será em um ambiente de nuvem, também precisaremos considerar como gerenciar a segurança e problemas como a TI paralela e o uso de contas pessoais.
Na Universidade de Chiba, a insatisfação entre a equipe administrativa foi resolvida e tanto a conveniência quanto a segurança foram aprimoradas. No entanto, ainda existem 6.000 membros do corpo docente e 20.000 estudantes no campus cujos dispositivos exigem segurança aprimorada. Os membros do corpo docente, em particular, precisam de medidas para evitar o vazamento de informações pessoais e outros dados confidenciais. "Não é realista permitir que todos usem o Netskope, por isso estamos procurando uma boa solução", disse Imaizumi.
Naoya Hasegawa, membro da equipe técnica da Seção de Informações do Escritório da Divisão de Planejamento da Informação, destaca outra questão. “Fizemos progressos significativos com o Microsoft 365, mas também estamos nos preparando para usar o armazenamento em nuvem, como o BOX, para operações comerciais. Como a maioria de nossas operações será em um ambiente de nuvem, precisamos considerar como gerenciar a segurança e resolver problemas como a TI paralela e o uso de contas pessoais”, disse ele.
A Universidade de Chiba permanece em sintonia com as tendências atuais e as aplica às suas operações comerciais. Os esforços de todos os envolvidos continuam buscando um melhor equilíbrio entre segurança e conveniência.